セミナーを成功させましょう！
先日書きましたコチラの記事「セミナーを主催する時の７つのポイント」が何気に好評だったようなので
今日は、セミナー主催者としての当日及び直前のポイントを書いてみます。
ちなみに、○○文化会館大ホール1300人対象！みたいな大規模のセミナーではなて
10名～30名程度の規模を対象とした記事となりますのであしからず。
セミナー主催者が、当日と直前にやるべき「７つのポイント」
講師への連絡
まず一つ目が「講師への連絡」
「そんなの当たり前だよ！言われなくてもわかってるよ！」という声が聞こえて来そうですが(^_^;)
意外と抜けている主催者さんもいるものです。親しい間柄の講師や定期セミナーだったりすると尚更。
「わかってくれてる」「いつも通りだから大丈夫」というような油断がセミナーの質に大きく影響します。直前や当日にキチンと連絡をとってください。
なぜ連絡を取らなければイケないのかの理由もたくさんあります。
・会場までの交通について
駅名や路線の確認、天候や事故による遅れや運休、講師がご自身の運転で会場入りする場合は道案内も必須です。
「地図を送ってある」「GoogleMapのリンクをメールしてある」「会場のホームページをめーるしてある」では、もしもに対応できませんよ～
・宿泊、食事、体調
遠方からの講師を招く場合は、当日宿泊なのか？前日なのか？さらに、宿泊だけでなく食事のタイミングなども配慮したいですね。
「地元の味」や「話題の店」はモチロン「セミナー参加者の営むお店にお連れする」のもよいでしょう。
また、超多忙な方であれば、セミナー前後のスケジュールを聞き、ゆっくり過ごす事ができる時間を作るのも主催者の腕の見せドコロかもしれません。
逆に、バイタリティ溢れる講師の方なら、セミナー前のオフ会や個別指導などのスケジュールを別途入れる事でセミナーが「より盛りあがる」でしょう。
・セミナー内容
参加者の人数、カテゴリ、年代、男女比などは、セミナーで話す内容と密接な関係にある事が多いです。
講師にそれらの情報を先にお知らせしておくことで、当日の内容も「参加者にピッタリ」なものになるでしょう。
万全の体調と、最適なテンションでお話していただくためにもキチンと連絡をってくださいね。
参加者への連絡
連絡するのは講師だけではありません、参加者だって万全な体調と最適なテンションで受講できるのが良いに決まっています。
・講師と打ち合わせをした内容の一部を「明日はセミナーですよ」とメールで参加者に案内。
・事前に案内状を送っておく
・事前にフェイスブックのイベントやグループを作っておき、そこへ投稿する。
特にソーシャル系のツールはイマドキのトレンドかもしれませんね？
上記の３つは一例ですが、この他にも様々なアプローチが考えられます。
わくわく感いっぱいで参加してもらえるような仕掛けもあったら良いですね。
また、参加者がどんなに楽しみにしていたとしても、
「うっかり日程を間違えて欠席しちゃった！」という事はあるものです。
参加者にとって大きな機械損失になってしまいますので、
メールやソーシャルで連絡が取れない場合は電話や訪問も併用しましょう。
また、集金方法や、入金の生む（当日会場支払い？事前振込み？）も
このタイミングでお伝えするとよいでしょう。講師同様に会場への交通案内などもキチンとしましょう。
会場の確認
これも「そんな事わかってるよ！」という項目かもしれませんが
会場を確認キチンと確認してないと「思わぬ落とし穴」がまっているかもしれません。
日時は間違ってないか？定員に対しての広さは最適か？
プロジェクターやホワイトボードなど設備・備品は整っているか？
最寄り駅からのアプローチ、郊外であれば駐車場の有無や無料なのか？有料なのか？
最近は禁煙の施設が多く、喫煙者には住みにくい世の中ですが、
だからこそクレームにもつながりやすいのが「禁煙・喫煙のルール」
路上喫煙禁止など、地域条例もありますので配慮が必要です。
そして、意外と見落としがちだけど重要な項目が、トイレの位置と数。
実は、タイムスケジュールに大きく影響しますので、位置だけでなく「数」も確認しましょう。
さらに、トイレ以上に（？）重要なのが「空調」です。
いまやドコもかしこもエアコンの時代、簡単に調整できる便利さもある反面
暑すぎ、寒すぎ、冷房効きすぎ、換気効率が悪い、全館空調システムで部屋個別の調整が効かない…
これらは、参加者のモチベーションをいとも簡単に下げてくれます。
特に、エアコンの冷えすぎや換気不足は、女性参加者にとって非常にツラいものだと言われます。
実際に操作パネルの位置確認して、運転してみるくらいのチェックができたら良いですね。
タイムスケジュール
ここで言うタイムスケジュールは「セミナー開始から終了まで」だけではありません。
前日の準備から、当日、そして完全撤収までの時間割です。
主となる日程にそれぞれ余裕をもたせて、トラブルが発生した時も対応できるようなセミナースケジュールを組みましょう。
当然スタッフもスケジュールを把握した上で動いてもらうようにしましょう。
共通認識がある上で動いていれば、現場での急な変更にも慌てずに対応できるはずです。
さらに、余裕があるならばセミナー後に参加者へのフォローメールや、お礼状を出すところまでの長いスパンで計画しておくとパーフェクトでしょう。
受付
実は、セミナーの進行を遅らせる一番の要因は「受付」と言ってもいいかもしれません。
なぜなら、受付では様々な事を処理しなければいけないからです。
お出迎え、名簿チェック、集金・領収書発行、資料・アンケート配布、などなど・・・
それに加えて、参加者同士のあいさつに名刺交換・・・
話が弾みだすと受付周辺が"あっという間に大渋滞"になってしまいます。
そうなると、一人で足りるかな？と思っていた受付がパンクしてしまうことは容易に想像できるでしょう。
参加者とのファーストコンタクトにして最大の難関が「受付」と言ってもいいかもしれません。
でも、この難関をスムーズに運べれば、きっと良いセミナーになりますね。
写真を撮る
セミナー中の状況写真は、参加者にも主催者にも講師にも、さらには当日参加できなかった人に対しても意味（価値）あります。
状況写真を使って、セミナー報告のブログ記事を書けば、それを見た参加者もモチベーションを保つ事もできるでしょうし、講師自身は自分の写真を撮ることができませんから（当たり前ですがｗ）間違いなく喜ばれます。
また「写真を撮る」場面は状況写真以外にもたくさんあります。
講師と参加者のツーショット、スタッフの活躍ぶり、そして「集合写真」
特に、ツーショットや集合写真は参加者が「私も！このカメラで」「それなら私も！」となってしまう可能性が高いですから、主催者主導で良きタイミングで上手に写真撮影することはセミナーの進行をスムーズにしますし、ストレスも少なくなります。
スタッフに写真を撮るのが上手な方がいると心強いでしょう。
会場レイアウト
セミナーが盛りあがるかどうか？のキーポイントになるのがこの「会場レイアウト」
会場レイアウトは開催するセミナーの内容や、講師の講演スタイルによって異なるので
いつも「このレイアウト」という訳には行きません。
当然、会場の広さや形状によって制限はありますが、ロの字？コの字？何列？円形？
定番スタイル以外のレイアウトにも挑戦してみてください。
日向きよってプロジェクターやホワイトボードが見えづらい！？という事もありますから、そういう面は注意してくださいね。
でも、セミナーとレイアウトがバッチリとハマったらゼッタイに良いセミナーになりますよ！
セミナーは参加者の満足度が最重要！
もっと、箇条書き程度で書くつもりでしたが、ナンダカンダで長ぁ～い記事になってしまいました。
しかも、文字ばっか(^_^;)
でも、セミナー参加者の満足度を考えるとこうなっちゃいますね。
尾沢は講師として呼んで頂くこともありますが、自分でも主催者やスタッフとして、いくつものセミナー、講演会、イベントに携わってきました。
今回の記事はそんな経験から、外せないなぁ～というポイントを書いてみましたが、書いているウチに「もっと追加しなきゃみたいな項目」が浮かんできて困りました（笑）
でも、まずはこの７つのポイント、参考にしていただければと思います。
